Hinweise elektronische Kommunikation
Mit den nachfolgenden Regeln bestimmt die Verwaltungsgemeinschaft Heideland-Elstertal-Schkölen die Grundsätze für die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung.
1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation zur Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie (EG-DLR)
Die Verwaltungsgemeinschaft Heideland-Elstertal-Schkölen bietet die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation mit der Verwaltung im Rahmen der Umsetzung der EG-DLR ab 29.12.2009 über den Thüringer Einheitlichen Ansprechpartner (EA oder EAP) / die Thüringer Einheitliche Stelle (ES) an, die von den IHKs und HWKs vorgehalten wird. Die Verwaltungsgemeinschaft Heideland-Elstertal-Schkölen eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Bedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Verwaltungsgemeinschaft Heideland-Elstertal-Schkölen und nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, andere Behörden usw.) gelten.
2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation
Wurde der Zugang für die elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Verwaltungsgemeinschaft Heideland-Elstertal-Schkölen davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegen stehen.
2.1. Formfreie Kommunikation
Für eine formfreie Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) wurde folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:
Formfreie E-Mails können zudem auch an alle auf www.vg-hes.de angebotenen oder auf Briefköpfen der Verwaltungsgemeinschaft Heideland-Elstertal-Schkölen ausgewiesenen E-Mail-Adressen gesendet werden. Bitte beachten Sie, dass die für die formfreie Kommunikation zum Einsatz kommenden E-Mail-Adressen ausschließlich dem Empfang einfacher Mitteilungen ohne Signatur und/oder Verschlüsselung dienen.
2.2. Formgebundene Kommunikation
Für eine formgebundene Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) muss das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nummer 2 SigG versehen sein.
Voraussetzung für eine weitere Bearbeitung ist, dass die zugesendeten elektronischen Dokumente den vollständigen Namen und eine zustellfähige postalische Absenderadresse enthalten.
Soll per E-Mail rechtsverbindlich mit der Verwaltungsgemeinschaft Heideland-Elstertal-Schkölen kommuniziert werden, so sind die signierten und verschlüsselten E-Mails ausschließlich an die Einheitliche Stelle / den Einheitlichen Ansprechpartner im Freistaat Thüringen zu richten. Der Zugang dafür ist über https://www.thueringen.de/th11/ea/index.aspx eingerichtet.
2.3. De-Mail
Die Verwaltungsgemeinschaft Heideland-Elstertal-Schkölen ist momentan nicht per De-Mail zu erreichen.
2.4. Formate
Sollen Dateien an die Verwaltung übertragen oder gesendet werden, so ist zu beachten, dass nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden. Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:
Adobe Reader ab Version 3.0 (*.pdf)
Microsoft Word 97-2010(*.doc/*.docx
Tagged Image Format (*.tif)
Joint Photographic Experts Group (*.jpeg, *.jpg)
Dateien in den vorstehend genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Verwaltungsgemeinschaft Heideland-Elstertal-Schkölen nur als nichtselbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen. In übersandten E-Mails mit ausführbaren Dateien (z.B. *.exe, *.bat), werden diese Anhänge ungelesen gelöscht.
Bei der Verwendung abweichender Dateiformate oder Dateien mit Makros, kann Ihr Dokument nicht entgegen genommen und verarbeitet werden. Sollten die der Verwaltungsgemeinschaft Heideland-Elstertal-Schkölen über den EA / die ES übersandten Dokumente nicht lesbar sein, ein nicht zugelassenes Dateiformat oder nicht zugelassene Signatur enthalten oder in sonstiger Weise nicht bearbeitbar oder ungültig sein, werden wir den Absender umgehend über diesen Umstand informieren, wenn dieser ermittelt werden kann.
Es können aber auch die auf unserer Homepage veröffentlichten Dokumente, die wir zum Download bereitgestellt haben, nach entsprechender Bearbeitung an die Verwaltungsgemeinschaft Heideland-Elstertal-Schkölen übersendet werden.
Der EA / die ES des Freistaats Thüringen für die EG-DLR unterstützt derzeit nur Signatur- und Verschlüsselungsverfahren, die mit dem Industriestandard "ISIS-MTT" 100% kompatibel sind. Genauere Informationen sind über https://www.telesec.de/de/ zu erhalten.
2.5. E-Mails, Viren und Spam
Die Gesamtgröße einer E-Mail incl. aller Anhänge (Attachments) ist auf eine Größe von 10 Megabyte (MB) beschränkt.
Bei Nutzung der Zugangseröffnung, wird das Einverständnis vorausgesetzt, dass die E-Mail auf Viren und Spam überprüft wird. E-Mails, die als Viren klassifiziert worden sind, werden ungelesen gelöscht und nicht weiter bearbeitet. Da in E-Mails, die Computerviren enthalten, in aller Regel die Absenderadressen gefälscht worden sind, erfolgt keine elektronische Rückinformation.
Wird beim Versenden keine Virenprüfung mit einem aktuellen Virenprogramm durchgeführt, wird daher eine telefonische Rückfrage zum Eingang der Mail empfohlen.
4. Sicherheitshinweise
Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe einer der zugelassenen Signaturkarten erfolgen. Nur dadurch kann die sichere Identitätsfeststellung des Absenders gewährleistet werden.
Der Absender trägt dafür Sorge, dass weder die Karte noch der PIN zur Erzeugung der qualifizierten elektronischen Signatur in den Besitz eines Dritten gelangen. Alle „elektronisch unterschriebenen“ Dokumente gelten als von dem Absender übermittelt, für den das in der Signaturkarte ausgegebene, gültige Zertifikat ausgestellt ist.
Eine dennoch erfolgte, missbräuchliche Verwendung durch einen Unbefugten gilt als vom Absender ausgeführt, wenn das Zertifikat zum Zeitpunkt der missbräuchlichen Nutzung gültig war. Für den Absender gelten im Übrigen die mit dem Herausgeber der Signaturkarte geschlossenen vertraglichen Vereinbarungen.
5. Gewährleistung / Haftung
Die Nutzung der Adresse http://www.ea.thueringen.de erfolgt auf eigene Gefahr. Für eventuell auftretende Schäden an Ihrem Computersystem übernehmen wir keine Haftung. Die Verwaltungsgemeinschaft Heideland-Elstertal-Schkölen übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System stets zur Verfügung steht.
Schadensersatzansprüche gegen die Verwaltungsgemeinschaft Heideland-Elstertal-Schkölen sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor.
6. Datenschutz
Absender und Betreiber sind verpflichtet, alle persönlichen Daten in Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu behandeln.